PRIVACY POLICY AND PERSONAL DATA PROCESSING
Lupa Recruiter Operations, LLC (LUPA) makes responsible use of the personal data and information provided by its current, former, and potential clients, employees, interested suppliers, and individuals associated with the services offered, as well as job applicants (the “Data Subjects”). This Privacy and Information Processing Policy (the “Policy”) establishes the purposes, measures, and procedures for our databases, as well as the mechanisms through which Data Subjects can access, update, rectify, delete their provided data, or revoke the authorization granted along with knowledge of this Policy. This text has been created as part of the processes adopted to comply with current data protection legislation, especially Law 1581 of 2012 (and other regulations that amend, add to, complement, or develop it), Decree 1377 of 2013, Unique Regulatory Decree 1074 of 2015, among others applicable and related regulations.
In this Policy, you will find the corporate and legal guidelines under which LUPA processes your data, the purposes, your rights as a Data Subject, as well as internal and external procedures for exercising those rights.
General Objectives
The objective of this policy is to develop the principles established in Article 4 of Law 1581 of 2012, which are elaborated upon in the following points, in accordance with Decree 1377 of 2013:
- Determination of the purposes for which personal data will be processed by LUPA.
- Determination of the period for which personal data will be stored, in accordance with the purposes stipulated by LUPA.
- Determination of the location where personal data should be stored by LUPA, which enables compliance with the principles of security and restricted access and circulation.
- Determination of the Data Processing Controller Access to personal data by LUPA employees Description of the rights of Data Subjects, in accordance with Law 1581 of 2012.
- Procedure for Data Subjects to exercise their rights of knowledge, updating, rectification, deletion, and revocation.
- Effective date of this personal data processing policy.
Definitions
For the interpretation of this Policy, please consider the following definitions:
- Personal data: Any information linked or that can be associated with one or more natural persons.
- Sensitive data: Data that affects the privacy of the Data Subject or whose misuse could lead to discrimination.
- Data Processor: Natural or legal person, public or private, who, on their own or in association with others, processes personal data on behalf of the Company as the Data Controller.
- Processing Policy or Policy: Refers to this document, as the personal data processing policy applied by the Company in accordance with the guidelines of current legislation on the subject.
- Supplier: Any natural or legal person who provides services to LUPA under a contractual/obligation relationship.
- Client: Any person, whether natural or legal, who receives a service from LUPA.
- Candidate: A natural person who submits their resume, either directly or through a third party, and other information related to their profession or occupation in order to be considered in the selection processes managed by LUPA for its Clients, which match the individual’s professional profile.
- Employee: A natural person who provides services to LUPA under an employment contract.
- Data ProcessingController: A natural or legal person, public or private, who, on their own or in association with others, decides on the database and/or the processing of data. For the purposes of this policy, the Company will act as the Controller, in principle.
- Data Subject: A natural person whose personal data is subject to processing, whether they are an Employee, Client, Supplier, Candidate, or any third party who, due to a commercial or legal relationship, provides personal data to the Company.
- Transfer: Refers to the transfer by the Company as the Data Controller or a Data Processor of data to a third party or natural/legal person (receiver), within or outside the national territory, for the effective processing of personal data.
- Transmission: Refers to the communication of personal data by the Data Controller to the Data Processor, located within or outside the national territory, so that the Data Processor, on behalf of the Data Controller, processes personal data.
- Processing: Any operation or set of operations on personal data, such as collection, storage, use, circulation, or deletion.
For terms not included in the list above, please refer to current legislation, especially Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, and Unique Regulatory Decree 1074 of 2015, giving the meaning used in those regulations to terms whose definition may be in doubt.
Data Processing Controller
The data processing controller is LUPA. The processing of personal data is carried out legitimately within the applicable legal parameters and without engaging in any activity that could affect the rights of Data Subjects or the quality of personal data.
Purpose of the Processing of Personal Data
The processing of personal data by LUPA, as the Data Controller, serves the following purposes with respect to the personal data of Data Subjects:
1. Suppliers and Clients:
LUPA processes the personal data of its suppliers and clients for purposes related to the development of its corporate purpose, the execution of contracts, payment and collection of contractual obligations, inclusion of information in the Data Controller’s databases, reporting to authorities, obtaining a record of those who provide services and sell products for payments and tax processes. In more detail, the purposes of processing include:
- Accounting, tax, and administrative management
- Management of collections and payments
- Invoicing management
- Supplier and client management
- Economic and accounting management
- Execution of contracts signed with LUPA
- Payment and/or collection of contractual obligations
- Sending information to government or judicial entities upon their explicit request
- Support in external/internal audit processes
- Recording the information of clients and suppliers in LUPA’s database, as applicable
- For security or fraud prevention and/or anti-corruption practices
- Disclosure and authorization of the processing of personal data to third-party Data Processors, as provided for by applicable law, when necessary for the continuity of the business or the use of technological tools that enhance efficiency, processes, costs, interconnectivity of company areas, among others. The Data Processor will provide appropriate protection measures and may or may not be domiciled in Colombia, depending on the nature of the service.
- Any other purpose that contributes to the development of the contract or the relationship between the supplier/client and LUPA Due to the relationship established between you and the company, LUPA collects, stores, uses, and transmits or transfers personal data to companies located inside and outside of Colombia.
- Communication via transmission and/or transfer, whether national and/or international, in the event of a merger, consolidation, sale of shares, acquisition, divestiture, or other restructuring process.
2. Candidates:
- Sending their Personal Data to LUPA’s recruitment services to facilitate the selection process.
- Sending their Personal Data to clients to apply for a job or to verify if they meet the requirements for the position.
- Subscribing to job alerts that LUPA considers may interest the Candidate.
- Offering and informing them about LUPA’s complete selection services (permanent, temporary, etc. personnel selection services).
- Developing and promoting other products and services and improving customer service, making LUPA’s services more useful (including adapting the website and the websites
- Responding to their inquiries.
- Providing third-party services that the Candidate has requested, such as reference checks, qualifications and criminal references, verification of personal data provided by external sources, psychometric assessments, or skill tests.
- To third parties who perform functions on behalf of LUPA and who, in turn, provide services, such as advisors, information technology consultants responsible for the proper functioning of LUPA’s business systems, research companies, and external partners.
- To regulatory agencies or law enforcement agencies if LUPA believes that the law may require the disclosure of information that may be useful for solving a crime or collecting taxes, as long as it is for compliance with any law or resolution of a court of competent jurisdiction, or is related to legal proceedings.
- If the Candidate gives their express and prior authorization for inclusion in LUPA’s databases for future selection processes according to what LUPA considers matches their profile:
- Comparing the Candidate’s information with vacancies that LUPA believes may interest the Candidate.
- Sending detailed reports, promotions, offers, business contact events, and general information about sectors that we believe may interest you.
- Including them in different selection processes that LUPA believes the Candidate meets the requirements for, as requested by the corresponding Client.
- Regarding the Processing of Personal Data of Candidates, LUPA will retain the information for as long as necessary to comply with its contractual and statutory obligations and in accordance with its legitimate interests as a Data Controller.
- The Candidate will be responsible for reporting any changes that occur in their Personal Data to ensure that the information held is up to date, and accordingly, LUPA will modify or delete Personal Data in accordance with the updates made by the Candidate.
- When LUPA proceeds to delete Personal Data, it will prepare a report documenting and storing this process. This will be done to keep track of the Personal Data that is still being processed and which Candidates should have their Personal Data deleted in accordance with the purposes for which the Candidate gave their authorization.
- If you provide us with Personal Data, whether as an Employee, Supplier, Client, or Candidate, and also when such Personal Data is obtained by LUPA due to its nature as public data, this information will only be used for the purposes stated here, and we will not sell, license, transmit, or disclose it outside of LUPA unless (i) you expressly authorize us to do so, (ii) it is necessary to enable our contractors or agents to provide the services we entrust to them, (iii) it is disclosed to entities that provide marketing services on our behalf or to other entities with which we have joint marketing agreements, or (iv) it is required or permitted by law.
- In order to implement the purposes described above, your Personal Data may be disclosed for the purposes set out above to the human resources staff, Data Processors, consultants, advisors, and other individuals and offices as appropriate. In cases where subcontracting with third parties for the processing of your personal information is necessary, or we provide your personal information to third-party service providers, we notify such third parties of the need to protect such personal information with appropriate security measures, prohibit them from using your personal information for their own purposes, and prevent them from disclosing your personal information to others.
- When authorization is granted for this purpose, LUPA will provide the relevant financial and credit information to Information Operators and/or Commercial Information Agencies, in accordance with Law 1266 of 2008.
- LUPA will provide information to government or judicial authorities that is stored in its databases when there is an administrative act or a judicial decision that requires it.
Principles for the Processing of Personal Data:
In compliance with the provisions of Law 1581 of 2012, LUPA applies the principles of legality, purpose, freedom, truth, transparency, access, restricted circulation, security, and confidentiality.
Collection of Personal Data:
The personal data of all natural persons with whom LUPA has civil or commercial relationships and that will be subject to collection are as follows:
1. Suppliers and clients:
- Name
- Surname
- Mobile phone
- ID
- Economic activity
- Company of employment
- Position held in the employing company
- Bank accounts (when applicable)
2. Employees:
- Name
- Surname
- ID
- Position
- Type of contract
- Date of entry
- Date of birth
- Curriculum vitae and data contained therein
3. Candidates:
- Name
- Surname
- ID number
- Contact phone
- Professional information in the resume
- Residential address
Authorization for the Processing of Personal Data:
Before collecting any non-sensitive personal data, LUPA will have the authorization for the processing of personal data as provided for in Article 9 of Law 1581 of 2012 and Article 7 of Decree 1377 of 2013. This authorization can be obtained in writing or electronically, where the Data Subject authorizes LUPA to process their personal data in accordance with the provisions of this document.
Without prejudice to the above, Data Subjects are informed that if the corresponding data is of a public nature, LUPA may process it without prior authorization. Despite this, public personal data will be processed in accordance with the purposes listed in point 5) of this document, thus protecting the constitutional rights of Data Subjects.
Likewise, LUPA will also collect and process personal data that are required to fulfill its legal and judicial obligations, in accordance with Article 10 of Law 1581 of 2012.
Retention of Information
The information stored in electronic and physical files will only be located on personal and exclusive computers used by authorized personnel to process personal data within the organization.
LUPA has taken all necessary security measures to maintain the accuracy and quality of personal data. However, Data Subjects acknowledge that there may be cases of loss, alteration, unauthorized access, or any other action that affects the correct processing of personal data. In the event of any of these contingencies, LUPA will inform Data Subjects of the actions to be taken to resolve them. It will also notify Data Subjects when corrective measures have been implemented.
Rights of the Data Subject
In accordance with Article 8 of Law 1581 of 2012, the rights of the Data Subject regarding the information processed by LUPA are as follows:
- To know, update, and rectify their personal data with respect to LUPA. This right can be exercised, among others, with respect to partial, inaccurate, incomplete, misleading, or expressly prohibited data or data that has not been authorized for processing.
- To request proof of the authorization granted to LUPA, unless expressly excepted as a requirement for processing, in accordance with Article 10 of Law 1581 of 2012.
- To be informed by LUPA, upon request, about the use that has been made of their personal data.
- To file complaints with the Superintendency of Industry and Commerce for violations of Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, and other regulations amending, adding to, or complementing them.
- To revoke the authorization and/or request the deletion of the data when the Processing does not comply with the constitutional and legal principles, rights, and guarantees. The revocation and/or deletion shall apply when the Superintendency of Industry and Commerce has determined that the Data Controller or Processor has engaged in conduct contrary to Decree 1377 of 2013, Law 1581 of 2012, and the Constitution.
- To access their personal data that have been processed, in accordance with the provisions of point c of numeral 2 of Article 12 of this document.
Procedure for Exercising Your Rights as a Data Subject
If you have questions about this Policy, or any concerns or complaints regarding the administration of the Policy, please contact us through any of the following means:
- LUPA RECRUITER OPERATIONS, LLC
- joseph.burns@luparecruiter.com
In the case of exercising a complaint, rectification, update, consultation, or request for access or deletion of data, you should send it to the email address joseph.burns@luparecruiter.com.
Your request or petition regarding your personal data shall be addressed within a maximum term of five (5) business days from the receipt of the request or petition. For the correct and complete consideration of your request, petition, or complaint, we request that you provide the identity of the requester, their identification number, the address for notifications/responses, and the documents you want to enforce.
If your request or petition does not have sufficient data and facts to allow LUPA to address it correctly and completely, you will be required to remedy its shortcomings within five (5) days following receipt of the request or petition. After five (5) days from the date of the request, if you, as the requester, have not remedied as required, the company, as the recipient of your request, understands that you have withdrawn your request.
Modification of this Policy
This policy may be modified at any time, which is why we recommend that you regularly or periodically review it through LUPA’s contact information, and the latest version of this Policy or the mechanisms to obtain a copy of it will be made available to you.
Validity
This document shall enter into force as of September 11, 2023, and Data Subjects will be informed of this through dissemination on LUPA’s website www.luparecruiter.com.
POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Lupa Recruiter Operations, LLC, (LUPA) hace buen uso de los datos personales e información que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, sus empleados y proveedores interesados y/o relacionados con los servicios ofrecidos, y los candidatos a posiciones laborales (los Titulares). En la presente Política de Tratamiento de Información (la “Política”) se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga junto con el conocimiento de la presente Política. El presente texto se ha creado como parte de los procesos adoptados para dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen), al Decreto 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, entre otros aplicables y relacionados.
En esta Política encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales LUPA realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como Titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Objetivos Generales
El objetivo de esta política es desarrollar los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se desarrollan en los siguientes puntos, en concordancia con el Decreto 1377 de 2013:
- Determinación de las finalidades por las cuales se tratarán los datos personales en manos de LUPA.
- Determinación del tiempo por el que los datos personales serán almacenados, de acuerdo a las finalidades estipuladas por LUPA.
- Determinación de la ubicación en la que se deberán almacenar los datos personales a cargo de LUPA, la cual haga posible el cumplimiento de los principios de seguridad y de acceso y circulación restringida.
- Determinación del Responsable del Tratamiento de la información
- El acceso a datos personales de parte de los funcionarios de LUPA
- Descripción de los derechos en cabeza de los Titulares, conforme a la Ley 1581 de 2012.
- Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos de conocimiento, actualización, rectificación, supresión y revocación.
- Entrada en vigencia de la presente política de tratamiento de datos personales.
Definiciones
Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;
- Política de Tratamiento o Política: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
- Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a LUPA en virtud de una relación contractual/obligacional.
- Cliente: Toda persona, sea natural o jurídica, que obtenga la prestación de un servicio por parte de LUPA.
- Candidato: Persona natural que remite su hoja de vida, sea de forma directa o a través de un tercero, y demás datos relacionados con su profesión u oficio con el fin de ser tenido en los procesos de selección gestionados por LUPA para sus Clientes, los cuales concuerden con el perfil profesional de la persona.
- Empleado: Persona Natural que preste un servicio a LUPA en virtud de un contrato laboral.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía;
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea Empleado, o Cliente, Proveedor, Candidato, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
- Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
- Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, y al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.
Responsable del tratamiento de la información.
El responsable del tratamiento de la información es LUPA. El tratamiento de los datos personales se realiza de manera legítima dentro de los parámetros legales aplicables y sin llevar a cabo alguna actividad que pueda afectar los derechos de los Titulares como tampoco la calidad de los datos personales.
Finalidad del tratamiento de datos personales.
El tratamiento de los datos personales por parte de LUPA, como Responsable, tiene las siguientes finalidades frente a los datos personales de los Titulares:
1. Proveedores y Clientes
LUPA procede con el tratamiento de datos personales de sus proveedores y clientes para fines relacionados con el desarrollo de su objeto social, la ejecución del contrato, pago y cobro de obligaciones contractuales, inclusión de información en bases de datos del Responsable, reporte a autoridades, la obtención de un registro de quienes prestan servicios y venden productos para los pagos y procesos tributarios. En mayor detalle las finalidades del tratamiento corresponden a:
- Gestión contable, fiscal y administrativa
- Gestión de cobros y pagos
- Gestión de facturación
- Gestión de proveedores y clientes
- Gestión económica y contable
- Ejecución del contrato suscrito con LUPA
- Pago y/o cobro de obligaciones contractuales
- Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma
- Soporte en procesos de auditoria externa/interna
- Registro de la información de los clientes y proveedores en la base de datos de LUPA, en lo que corresponda.
- Con propósitos de seguridad o prevención de fraude y/o prácticas anticorrupción
- Entrega y autorización del tratamiento de sus datos personales a terceros Encargados, de acuerdo a lo previsto por la ley aplicable, cuando sea necesario para la continuidad del negocio o uso de herramientas tecnológicas que vayan en pro de la eficiencia, procesos, costos, interconectividad de áreas de la empresa, entre otros. El Encargado ofrecerá medidas de protección adecuadas y podrá estar o no domiciliado en Colombia acorde con la naturaleza del servicio.
- Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el proveedor/cliente y LUPA
- En virtud de la relación que se establezca entre usted y la empresa, ésta recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia.
- · Comunicación bajo transmisión y/o transferencia sea nacional y/o internacional en el evento de una fusión, consolidación, venta de acciones, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
2. Candidatos
- Envío de sus Datos Personales a los servicios de contratación de LUPA y así facilitar el proceso de selección.
- Envío de sus Datos Personales a los clientes para solicitar algún puesto de trabajo o para comprobar si cumple con los requisitos para el puesto.
- Suscripción a alertas sobre trabajos que LUPA considere que al Candidato le pueda interesar.
- Ofrecerle e informarle sobre sus completos servicios de selección (servicios de selección de personal permanente, temporal, etc.)
- Desarrollo y promoción de otros productos y servicios y mejorar el servicio de atención al cliente y conseguir que los servicios de LUPA sean más útiles (incluyendo la adaptación de la página Web y las páginas Web del grupo de empresas cuando el Candidato se conecte para enriquecer su experiencia personal online.
- Para responder a sus preguntas.
- Para proporcionarle a terceros servicios que el Candidato haya solicitado, como servicios de control de referencias, calificaciones y referencias criminales, verificación de datos personales que ha proporcionado por fuentes externas, evaluaciones psicométricas, o tests de habilidad.
- A terceros que llevan a cabo funciones en representación de LUPA y que, a su vez, proporcionan servicios, como son los asesores, los consultores de tecnologías de la información que se encargan del buen funcionamiento de los sistemas de negocios de LUPA, empresas de investigación y también socios externos
- Para agencias de regulación o agencias del orden público si LUPA considera que la ley puede requerir revelar información que pueda ser útil para la resolución de algún delito o para la recaudación de impuestos, siempre que sea para el cumplimiento de cualquier ley o resolución de un tribunal de una jurisdicción competente, o que esté relacionado con procedimientos legales.
En caso que el Candidato dé su expresa y previa autorización para inclusión en las bases de datos de LUPA para futuros procesos de selección de acuerdo a lo que en opinión de LUPA se ajuste a su perfil:
- Comparación de la información del Candidato con las vacantes que LUPA considere que le pueden interesar al Candidato.
- Para enviarte informes detallados, promociones, ofertas, eventos donde establecer contactos de negocios y con clientes, e información general acerca de los sectores que consideremos que te pueden interesar
- Incluirlo en diferentes procesos de selección que LUPA considere que el Candidato cumple con los requisitos que solicita el Cliente correspondiente.
- Transferir su información a las demás sociedades del Grupo Empresarial de LUPA, con el fin de ser tenido en cuenta en sus propios procesos de selección fuera de Colombia en la medida en que se ajusten a su perfil profesional.
- Respecto al Tratamiento de Datos Personales de los Candidatos, LUPA retendrá la información todo el tiempo que sea necesario para cumplir con sus obligaciones contractuales y estatutarias y de acuerdo con sus intereses legítimos como Responsable de Datos Personales.
- El Candidato tendrá la carga de informar sobre todos los cambios que se produzcan en sus Datos Personales para que LUPA se asegure de que la información de la que dispone está actualizada, y en consecuencia, modificará o eliminará los Datos Personales de acuerdo a la actualización que realice el Candidato.
- En el momento en que LUPA proceda con la eliminación de Datos Personales, levantará un Acta en el que documente y almacene dicho proceso. Lo anterior lo hará con el fin de llevar control de los Datos Personales que aún trata y de qué Candidatos ya debe eliminar sus Datos Personales de acuerdo a las finalidades para las cuales el Candidato dio su autorización.
- Si usted nos proporciona Datos Personales, sea como Empleado, Proveedor, Cliente o Candidato; y asimismo, cuando dichos Datos Personales sean obtenidos por LUPA dada su naturaleza de datos públicos, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de LUPA salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que en dado caso les encomendemos, (iii) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, o (v), según sea requerido o permitido por la ley.
- A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda. En casos donde sea necesaria la subcontratación con terceros para el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
- Cuando medie autorización para tal efecto, LUPA remitirá la información financiera y crediticia pertinente a Operadores de Información y/o Agencias de Información Comercial, de conformidad con la Ley 1266 de 2008.
- LUPA remitirá la información a las autoridades gubernamentales o judiciales que repose en sus bases de datos, cuando medie un acto administrativo o una providencia judicial que así lo disponga.
Principios para el Tratamiento de Datos Personales
LUPA, en cumplimiento de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Recolección de Datos Personales
Los datos personales de todas las personas naturales con las que LUPA tiene relaciones, civiles o comerciales, y que serán objeto de recolección son:
1. Proveedores y clientes:
- Nombre
- Apellido
- Celular
- Cédula
- Correo electrónico
- Actividad económica
- Empresa donde labora
- Cargo ocupado en la empresa donde labora
- Cuentas bancarias (cuando aplique)
2. Empleados
- Nombre
- Apellido
- Cédula
- Cargo
- Tipo de contrato
- Fecha de ingreso
- Fecha de nacimiento
- Hoja de vida y datos contenidos en ella
3. Candidatos
- Nombre
- Apellido
- Número de cédula
- Teléfono de contacto
- Correo electrónico
- Datos profesionales en la hoja de vida
- Dirección de residencia
Autorización para el Tratamiento de Datos Personales
Previa a la recolección de cualquier dato personal no sensible, LUPA contará con la autorización de tratamiento de datos personales de que trata el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida por escrito o por medios electrónicos, en donde el Titular de la información autoriza a LUPA a dar tratamiento a sus datos personales de conformidad con lo previsto en el presente documento.
Sin perjuicio de lo anterior, se comunica a los Titulares de los datos personales a tratar que, en caso que los datos correspondientes sean de carácter público, LUPA podrá tratarlos sin previa autorización. A pesar de lo anterior, los datos personales de carácter público serán tratados conforme a las finalidades que se encuentran enlistadas en el punto 5) del presente documento, protegiendo así los derechos constitucionales de los Titulares. De igual forma, LUPA también recolectará y tratará los datos personales que sean requeridos para el cumplimiento de sus obligaciones legales y judiciales, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Conservación de la información
La información que repose en archivos electrónicos y físicos, se ubicará únicamente en los computadores corporativos de uso personal y exclusivo de las personas autorizadas para tratar los datos personales dentro de la organización.
LUPA ha tomado todas las medidas de seguridad necesarias para mantener la veracidad y calidad de los datos personales. No obstante, los Titulares reconocen que puede darse un caso de pérdida, adulteración, acceso no autorizado o cualquier otra acción que afecte el correcto tratamiento de datos personales. En caso de presentarse alguna de estas contingencias, LUPA comunicará a los Titulares las acciones a tomar para solucionarla. Así mismo, avisará a los Titulares en el momento en que se hayan hecho efectivas las medidas correctivas.
Derechos del Titular de la información
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del Titular de la información objeto de tratamiento de LUPA son los siguientes:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LUPA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada LUPA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por LUPA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto del tratamiento, de acuerdo con lo establecido en el literal c del numeral 2 del artículo 12 del presente documento.
Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular
Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:
LUPA RECRUITER OPERATIONS, LLC joseph.burns@luparecruiter.com
En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla al correo electrónico joseph.burns@luparecruiter.com Su solicitud o petición en relación con sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de cinco (5) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.
Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a LUPA atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos cinco (5) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la empresa como receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.
Modificación de esta Política
Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente mediante los datos de contacto LUPA, y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.
Vigencia
El presente documento entrará en vigencia a partir del 11 de septiembre de 2023, para lo cual se dará conocer a los Titulares de la información mediante difusión por la página web de LUPA www.luparecruiter.com